Personalisieren in großem Maßstab
Entwerfen Sie eine Vorlage, markieren Sie die Teile, die sich pro Person ändern, und verwandeln Sie eine Tabelle in einem Durchlauf in Hunderte fertige Seiten – Namensschilder, Zertifikate oder personalisierte Karten, ohne jede einzelne manuell anzufassen.
Vorbereitung
Sie müssen angemeldet sein, einen geöffneten Arbeitsbereich haben und eine CSV- oder Excel-Datei mit einer Zeile pro Ausgabe, deren Überschriften mit den Feldern übereinstimmen, die Sie in Schritt 2 markieren möchten.
Schritt 1: Vorlage entwerfen
Erstellen Sie das Layout einmal: ein Namensschild, ein Zertifikat oder was auch immer Sie in großer Stückzahl erzeugen. Behandeln Sie es genau wie eine normale Seite: Fügen Sie Text, Bilder, einen QR-Code oder einen Barcode als Platzhalter für das hinzu, was sich pro Zeile ändert.
Schritt 2: Felder markieren, die sich pro Zeile ändern
Wählen Sie ein Objekt aus und öffnen Sie den Bereich Designfelder im Eigenschaftenpanel. Wählen Sie eine Voreinstellung aus dem Feld-Dropdown: Textfelder wie Titel, Untertitel, Text oder ein Zähler; Bildfelder wie ein Foto oder ein Logo; oder einen QR-/Barcode-Wert. Wiederholen Sie dies für jeden Platzhalter auf der Vorlage: ein Textobjekt, ein Bildobjekt, ein QR-Objekt, ein Barcode-Objekt oder eine Farbe für eine Füllung oder Kontur.
| Feldtyp | Erkannt aus | Was die CSV-Zelle enthalten sollte |
|---|---|---|
| Text | Ein Textobjekt | Einfacher Text |
| Bild | Ein Bildobjekt | Eine vollständige Bild-URL oder ein Excel-Zellenbild |
| QR-Code | Ein QR-Objekt | Die zu kodierende URL oder der zu kodierende Text |
| Barcode | Ein Barcode-Objekt | Der zu kodierende Wert |
| Farbe | Eine Füllung oder Kontur | Ein Hex-Farbwert |
Die einzelnen Zellen eines Rasterlayouts können jeweils auch ein eigenes Feld tragen – praktisch für ein wiederholtes Fotofeld. Der Bulk Builder benötigt mindestens ein markiertes Feld, bevor er geöffnet werden kann, daher kommt dieser Schritt immer zuerst. Siehe Bulk Builder für die vollständige Feldtyp-Referenz.
Schritt 3: Bulk Builder öffnen
Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf das Zahnradsymbol und wählen Sie Bulk Builder.
Schritt 4: Daten laden
Laden Sie im ersten Schritt des 3-Schritt-Assistenten eine CSV- oder eine Excel-Datei (.xlsx / .xls) hoch. Excel-Dateien lesen das erste Arbeitsblatt, und direkt in Zellen platzierte Bilder werden automatisch extrahiert und für Bildfelder verwendet. Spalten werden automatisch Ihren Feldern zugeordnet, wenn der Text einer Überschrift mit einem Feldnamen übereinstimmt (Groß-/Kleinschreibung und Leerzeichen werden ignoriert).
Schritt 5: Zuordnung korrigieren
Überprüfen Sie im zweiten Schritt die zugeordneten Spalten und korrigieren Sie manuell die, die nicht automatisch zugeordnet wurden. Ein Bildfeld kann auch eine einzelne hochgeladene Datei anstelle einer URL pro Zeile verwenden, die auf jede Zeile angewendet wird – nützlich für ein gemeinsames Logo oder Wasserzeichen anstelle eines Fotos pro Person.
Schritt 6: Stapel benennen und generieren
Geben Sie im dritten Schritt einen Gruppennamen für die Ausgabe ein und wählen Sie, welche Spalte jede generierte Seite bezeichnet, oder lassen Sie sie automatisch als "Seite 1", "Seite 2" usw. nummerieren. Klicken Sie auf Massen erstellen. Pro Zeile wird eine neue Seite erstellt, die direkt nach der Vorlage eingefügt und in eine eigene neue Seitengruppe abgelegt wird. Die Verarbeitung erfolgt in kleinen Stapeln mit einer Fortschrittsanzeige, sodass eine große Tabelle den Tab nicht blockiert. Eine leere Zelle in einer Zeile lässt den Vorlageninhalt an dieser Stelle unberührt, anstatt ihn zu löschen.
Schritt 7: Stichproben prüfen und anpassen
Öffnen Sie einige der generierten Seiten über die Tab-Leiste. Jede generierte Seite ist eine normale, vollständig bearbeitbare Seite – korrigieren Sie also alles, was eine bestimmte Zeile benötigt, von Hand, ohne die Vorlage oder den Rest des Stapels zu beeinflussen. Falls die Vorlage selbst korrigiert werden muss, bearbeiten Sie sie dort und führen Sie den Bulk Builder erneut aus. Denken Sie daran: Ein zweiter Durchlauf erstellt immer eine brandneue Gruppe. Löschen Sie daher die vorherige, wenn Sie keine Duplikate daneben haben möchten.
Schritt 8: Stapel exportieren
Wählen Sie alle Seiten in der generierten Gruppe aus (Strg/Cmd-Klick auf jeden Tab, oder wählen Sie die gesamte Gruppe aus der Seiten-Tab-Leiste), öffnen Sie den erweiterten Bereich des Exportdialogs und wählen Sie den Gruppenexport:
| Ausgabe | Inhalt |
|---|---|
| ZIP | Eine Bilddatei pro Seite (PNG, JPG, WebP oder SVG) in einem einzigen Archiv |
| Kombiniertes PDF | Alle ausgewählten Seiten in einem PDF, in der Reihenfolge |
| Einzelne Dateien | Jede Seite wird separat heruntergeladen |
| Excel (XLSX) | Ein Tabellenbericht mit einem Thumbnail jeder Seite – nützlich zur Überprüfung und Freigabe |
Wählen Sie 150, 300 oder 600 DPI für die bildbasierten Ausgaben. Siehe Massen- und Gruppenexport für die vollständige Optionenliste, einschließlich des separaten, enger gefassten „Massenexport“-Features, das Text auf Vorder- und Rückseite einer Visitenkarte austauscht, ohne neue Seiten zu erstellen.
Häufige Aufgaben
| Ziel | Vorgehen |
|---|---|
| Dasselbe Logo auf jeder generierten Seite wiederverwenden | Laden Sie ein einzelnes Bild für dieses Feld hoch, anstatt eine Spalte mit URLs pro Zeile zu verwenden |
| Ein Feld nur für einige Zeilen überspringen | Lassen Sie die Zelle dieser Zeile leer – der vorhandene Inhalt der Vorlage bleibt erhalten |
| Vor einem großen Export prüfen | Öffnen Sie zunächst einige generierte Seiten und exportieren Sie dann im Stapel, sobald sie richtig aussehen |
| Nach Korrektur eines Tippfehlers auf der Vorlage neu generieren | Löschen Sie die alte Gruppe und führen Sie den Bulk Builder erneut mit denselben Daten aus |
Tipps
Vorlage korrigieren, nicht die Seiten
Da jedes Feld auf der Vorlage lebt, wenden Sie durch Korrektur eines Tippfehlers oder Layout-Problems dort und erneutes Generieren die Korrektur auf den gesamten Stapel auf einmal an. Das Bearbeiten generierter Seiten einzeln ist nur bei einer wirklich einmaligen Ausnahme sinnvoll.
Bildfelder benötigen eine echte URL
Ein Bildfeld löst eine vollständige Bild-URL oder ein direkt in eine Excel-Zelle eingebettetes Bild auf. Ein bloßer Dateiname, der in eine CSV-Zelle eingegeben wird, führt zu keiner Auflösung.
Ein QR- oder Barcode-Feld behält seinen Stil
Legen Sie Typ, Größe und Darstellung eines QR- oder Barcode-Objekts einmal auf der Vorlage fest, bevor Sie es als Feld markieren – danach ändert sich nur der kodierte Wert pro Zeile.